عادت‌های تقویم تأثیر چشمگیری بر توفیق و بهره‌وری می‌گذارند. عاری مدیریت صحیح تقویم، نمی‌توانید به‌درستی روی کارتان تمرکز کنید با بازدهی خوبی داشته باشید. درادامه، به هشت متد برای مدیریت تقویم اشاره کرده‌ایم. پس، با زومیت همراه باشید.۱. یکپارچه‌سازی
وقتی بحث تخمین مطرح می‌شود، اولویت‌ها به‌یاد می‌آیند. بعضی افراد به دستورالعمل‌های کاغذی وابسته‌اند و برخی دیگر به تقویم‌های مبصر دیواری ضابطه دارند و برخی هم نمی‌توانند بدون اپلیکیشن تقویم آنلاین عمر کنند. تا وقتی فعالیت منظم و سودمندی داشته باشید، مصرف از تقویم موثر است. معمولا دلیل کاربرد از تقویم، حس خوبی است که نقل مکان می‌کند؛ اما بعضی تقویم‌ها به‌دلیل گزینه‌های زیاد، کاربر را گیج می‌کنند. بخاطر مثال، قرار ملاقاتی در برنامه‌ی کاربر وجود دارد و به‌صورت خودکار استراحت دیگری بوسیله تقویم آنلاین او اضافه می‌شود و کاربر را گیج می‌کند.
برای مدیریت حرفه‌ای تقویم، برنامه‌ریزی‌های خویشتن را فقط براساس ارزیابی انجام دهید؛ درنتیجه همه‌چیز عادت جای خود فراغت خواهد گرفت. همین موضوع بخاطر کچل ابزارهایبهره‌وری خلوص می‌کند. کمتر، بهینه‌تر است. برای مثال، فقط میتوانید از Google Calendar و ابزار مدیریت مواجب مثل Wunderlist و دفتر یادداشتی قرین Moleskine استفاده کنید.
۲. تنظیم برنامه‌ی یومیه
جان رمپتون می‌گوید هرشب قبل از خواب، ایده‌ی واضحی از کارهای فردای خویشتن دارد. همچنین، درکی کلی از کارهای هفته یا ماه خواه سال آینده دارد. او از ارزیابی آنلاین بخاطر تنظیم برنامه‌های روزمره‌ی خود مصرف می‌کند. رمپتون در تقویمش بازه‌های زمانی مشخصی برای هرکدام از فعالیت‌ها تو نظر محزون است. بدین‌صورت ترتیب تخمین حفظ می‌شود و جلسه‌ها و وظایف با یکدیگر تداخل پیدا نمی‌کنند. پیش‌رفتن براساس برنامه، بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد.مقاله‌های مرتبط:آموزش پیدایش تقویم بازاریابی محتواراهنمای جامع افزایش بهره وری به کمک مدیریت زمان۳. گروه‌بندی فعالیت‌های متشابه در بلوک‌ها
تابه‌حال، چند مرتبه مجبور شدید کار خود را در میانه رها کنید، عزب بوسیله این دلیل که باید بوسیله جلسه می‌رفتید یا به ایمیل پاسخ می‌دادید؟ این وقفه‌ها مانع بهره‌وری می‌شوند؛ به‌همین‌دلیل پس از خلق کردن وقفه، معمولا بوسیله ۲۵ دقیقه زمان لازم دارید تا بتوانید وظایف خود را از شیوه بگیرید.
برای اطمینان از صعود تو مسیر، سعی کنید از چندوظیفگی اجتناب کنید و وظایف را بدین‌ترتیب انجام دهید:زمان‌بندی و گروه‌بندی وظایف مشابه با یکدیگر منجر به کاهش استرس و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. ازآنجاکه مرتب از وظیفه‌ای به وظیفه‌ی دیگر پرش نمی‌کنید، تمرکز و کارمایه هم حفظ می‌شوند. برای مثال، تقلا کنید در تقویم، محدوده‌ی زمانی مشخصی بخاطر پاسخ‌گویی به ایمیل و محدوده‌ی دیگری بخاطر کار بی‌وقفه در رویت بگیرید.جلسه‌های مشابه داخل یک روز را زمان‌بندی کنید تا روانی کارهایتان حفظ شوند.محدوده‌ی زمانی وقت آزاد و فراغت و ناهار را تیمار زمان‌بندی کنید. بدین‌ترتیب، فرصت استراحت و تمرکز مجدد را نمودار می‌کنید و میتوانید با قدرت به کارتان امتداد دهید.۴. بهینه‌سازی جلسه‌های بی حد
خلال زمان‌بندی جلسه‌ها، زمان پیش‌فرض تقویم آنلاین همیشه یک ساعت است. البته، بخاطر کامل جلسه‌ها لازم حلق یک روزگار وقت بگذارید. برای مثال، ۱۰ دقیقه وابستگی تلفنی برای جلسه‌ی معرفی کافی است. با اختصاص این زمان، حتی اگر احساس کردید جلسه به سودتان نیست، تنها ۱۰ دقیقه از زمان خویشتن را از دست داده‌اید.با تنظیم تقویم برای کارهای یومیه از تداخل کارها جلوگیری کنید
در صورت داشتن خویش از مخاطب، ۴۵ دقیقه زمان بخاطر جلسه و ۱۵ دقیقه هم برای گفت‌وگویی داخل کافی‌شاپ در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید مشاوره بدهید، تکلم را به ۱۰ تا ۱۵ دقیقه محدود کنید. برای نشست‌های سالیانه کارکنان هم ۲۰ تا ۳۰ دقیقه کافی است. کامل جلسه‌ها به زمان یکسانی نیاز ندارند. قبل از تنظیم جلسه، محدوده‌ی زمانی ایده‌آل را تنظیم کنید.۵. جلسه‌های متوالی را حذف کنید
در برنامه‌ریزی جلسه‌ها، از راحتی ملاقات‌های متوالی اجتناب کنید. در‌این‌صورت، احتمال دیررسیدن بوسیله جلسه‌ی دوم ناچیز خواهد بود؛ بجای معمولا چندی جلسه‌ها بیشتر از حدمعمول طول می‌کشند و باید چند دقیقه را صرف آماده‌سازی کنید یا ممکن است درون ترافیک بمانید.
معمولا ۱۵ دقیقه زمان خالی بین جلسه‌ها در رویت بگیرید. اگر می‌خواهید به‌جای دورتری بروید، ۳۰ دقیقه در نظر بگیرید. با این کار تمرکز شما حفظ کردن می‌شود و هرگز دیر به استراحت ملاقات نمی‌رسید.
۶. حذف بی‌نظمی‌ها
بی‌نظمی باعث می‌شود کنترل خویشتن بر ارزیابی را از دست بدهید. بی‌نظمی تو تقویم را می‌توان بوسیله این موارد خلاصه کرد:جلسه‌های تکراری قرین نام‌نویسی‌هاملاقات بدون دستور جلسه یا هدفرویدادهای متوالی نامتناسب با برنامه‌ی شماپرکردن تخمین با وظایف دقیقه‌ایزمان‌بندی فعالیت‌های ثانویه مانند پیاده‌روی صبحگاهیسپردن کارها بوسیله دیگران
چند دقیقه ثانیه بگذارید و تقویم خود را منظم کنید. در چنین شرایطی، مدیریت تقویم ساده‌تر خواهد بود.۷. نه‌گفتن را بیاموزید
چنانچه قدیم به تمام درخواست‌ها و اشخاص «بله» بگویید، تقویم مملو از وظایف و رویدادهایی می‌شود که بوسیله شما تعلق ندارند. درواقع، به‌جای اینکه بخاطر خودتان وقت بگذارید، مجبور می‌شوید به دیگران درون تکمیل وظایفشان کمک کنید. به‌جای اینکه سرانجام هفته‌ها بتوانید به پیاده‌روی خواه کلاس آشپزی دلخواهتان بروید، مجبور می‌شوید به جلسات شیفته بروید. البته، نه‌گفتن بوسیله این معنی ازاله که هیچ‌وقت به هیچ درخواستی بله نگویید؛ بلکه به این معنی است که مرزهای مهارشدنی بخاطر تقویمتان در نظر بگیرید.۸. مرور سالیانه
این اصل برگرفته از کتاب «اجرا امور» جای پا دیوید آلن است که این‌گونه تعریف شده است:از دیدگاه کاربردی، ممارست کارها از سه بخش تشکیل شده است: شفافیت و مصرف از زمان حال و خلاقیت. شفافیت پردازش کل اطلاعات را تضمین می‌کند. زندگی در لحظه یا زمان حال بی آرامی تضمین می‌کند کامل نقشه‌ها خواه فهرست‌ها به‌روز هستند. خلاقیت هم به‌صورت خودکار با اجرا دو جزء اول به‌دست می‌آید.
بنابراین، قبل از پرکردن تقویم با ملاقات‌های تکراری، ممارست هفتگی خود را بدین‌صورت انجام دهید:مرور گذشته: به تخمین هفته‌ی گذشته نگاه کنید. شاید کاری مثل ارسال ایمیل را از خامه انداخته باشید.ممارست طرح‌های آینده: در این مرحله، جلسه‌ها و نشست‌های آینده به شما یادآوری می‌شود و برای آن‌ها آماده می‌شوید.آغاز هفته با ذهنیت مثبت: با ممارست ارزیابی تو روزهای آغاز هفته، بخاطر ارتکاب کارها آمادگی ذهنی لازم را به‌دست می‌آورید.بیشتر بخوانید:آموزش اسکرام؛ سرنوشت چهارم: رویدادهاآموزش اسکرام؛ قسمت سوم: اسپرینت و برنامه‌ریزیبهترین روش‌های پاسخ به سوالات بعد از یک میتینگ خواه ارائهآموزش پیدایش تقویم بازاریابی محتواچرا در مهلت‌های طولانی کارها را به تعویق می‌اندازیم
وقتی بحث تخمین مطرح می‌شود، اولویت‌ها به‌یاد می‌آیند. بعضی افراد به دستورالعمل‌های کاغذی وابسته‌اند و برخی دیگر به تقویم‌های مبصر دیواری ضابطه دارند و برخی هم نمی‌توانند بدون اپلیکیشن تقویم آنلاین عمر کنند. تا وقتی فعالیت منظم و سودمندی داشته باشید، مصرف از تقویم موثر است. معمولا دلیل کاربرد از تقویم، حس خوبی است که نقل مکان می‌کند؛ اما بعضی تقویم‌ها به‌دلیل گزینه‌های زیاد، کاربر را گیج می‌کنند. بخاطر مثال، قرار ملاقاتی در برنامه‌ی کاربر وجود دارد و به‌صورت خودکار استراحت دیگری بوسیله تقویم آنلاین او اضافه می‌شود و کاربر را گیج می‌کند.
برای مدیریت حرفه‌ای تقویم، برنامه‌ریزی‌های خویشتن را فقط براساس ارزیابی انجام دهید؛ درنتیجه همه‌چیز عادت جای خود فراغت خواهد گرفت. همین موضوع بخاطر کچل ابزارهایبهره‌وری خلوص می‌کند. کمتر، بهینه‌تر است. برای مثال، فقط میتوانید از Google Calendar و ابزار مدیریت مواجب مثل Wunderlist و دفتر یادداشتی قرین Moleskine استفاده کنید.
۲. تنظیم برنامه‌ی یومیه
جان رمپتون می‌گوید هرشب قبل از خواب، ایده‌ی واضحی از کارهای فردای خویشتن دارد. همچنین، درکی کلی از کارهای هفته یا ماه خواه سال آینده دارد. او از ارزیابی آنلاین بخاطر تنظیم برنامه‌های روزمره‌ی خود مصرف می‌کند. رمپتون در تقویمش بازه‌های زمانی مشخصی برای هرکدام از فعالیت‌ها تو نظر محزون است. بدین‌صورت ترتیب تخمین حفظ می‌شود و جلسه‌ها و وظایف با یکدیگر تداخل پیدا نمی‌کنند. پیش‌رفتن براساس برنامه، بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد.مقاله‌های مرتبط:آموزش پیدایش تقویم بازاریابی محتواراهنمای جامع افزایش بهره وری به کمک مدیریت زمان۳. گروه‌بندی فعالیت‌های متشابه در بلوک‌ها
تابه‌حال، چند مرتبه مجبور شدید کار خود را در میانه رها کنید، عزب بوسیله این دلیل که باید بوسیله جلسه می‌رفتید یا به ایمیل پاسخ می‌دادید؟ این وقفه‌ها مانع بهره‌وری می‌شوند؛ به‌همین‌دلیل پس از خلق کردن وقفه، معمولا بوسیله ۲۵ دقیقه زمان لازم دارید تا بتوانید وظایف خود را از شیوه بگیرید.
برای اطمینان از صعود تو مسیر، سعی کنید از چندوظیفگی اجتناب کنید و وظایف را بدین‌ترتیب انجام دهید:زمان‌بندی و گروه‌بندی وظایف مشابه با یکدیگر منجر به کاهش استرس و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. ازآنجاکه مرتب از وظیفه‌ای به وظیفه‌ی دیگر پرش نمی‌کنید، تمرکز و کارمایه هم حفظ می‌شوند. برای مثال، تقلا کنید در تقویم، محدوده‌ی زمانی مشخصی بخاطر پاسخ‌گویی به ایمیل و محدوده‌ی دیگری بخاطر کار بی‌وقفه در رویت بگیرید.جلسه‌های مشابه داخل یک روز را زمان‌بندی کنید تا روانی کارهایتان حفظ شوند.محدوده‌ی زمانی وقت آزاد و فراغت و ناهار را تیمار زمان‌بندی کنید. بدین‌ترتیب، فرصت استراحت و تمرکز مجدد را نمودار می‌کنید و میتوانید با قدرت به کارتان امتداد دهید.۴. بهینه‌سازی جلسه‌های بی حد
خلال زمان‌بندی جلسه‌ها، زمان پیش‌فرض تقویم آنلاین همیشه یک ساعت است. البته، بخاطر کامل جلسه‌ها لازم حلق یک روزگار وقت بگذارید. برای مثال، ۱۰ دقیقه وابستگی تلفنی برای جلسه‌ی معرفی کافی است. با اختصاص این زمان، حتی اگر احساس کردید جلسه به سودتان نیست، تنها ۱۰ دقیقه از زمان خویشتن را از دست داده‌اید.با تنظیم تقویم برای کارهای یومیه از تداخل کارها جلوگیری کنید
در صورت داشتن خویش از مخاطب، ۴۵ دقیقه زمان بخاطر جلسه و ۱۵ دقیقه هم برای گفت‌وگویی داخل کافی‌شاپ در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید مشاوره بدهید، تکلم را به ۱۰ تا ۱۵ دقیقه محدود کنید. برای نشست‌های سالیانه کارکنان هم ۲۰ تا ۳۰ دقیقه کافی است. کامل جلسه‌ها به زمان یکسانی نیاز ندارند. قبل از تنظیم جلسه، محدوده‌ی زمانی ایده‌آل را تنظیم کنید.۵. جلسه‌های متوالی را حذف کنید
در برنامه‌ریزی جلسه‌ها، از راحتی ملاقات‌های متوالی اجتناب کنید. در‌این‌صورت، احتمال دیررسیدن بوسیله جلسه‌ی دوم ناچیز خواهد بود؛ بجای معمولا چندی جلسه‌ها بیشتر از حدمعمول طول می‌کشند و باید چند دقیقه را صرف آماده‌سازی کنید یا ممکن است درون ترافیک بمانید.
معمولا ۱۵ دقیقه زمان خالی بین جلسه‌ها در رویت بگیرید. اگر می‌خواهید به‌جای دورتری بروید، ۳۰ دقیقه در نظر بگیرید. با این کار تمرکز شما حفظ کردن می‌شود و هرگز دیر به استراحت ملاقات نمی‌رسید.
۶. حذف بی‌نظمی‌ها
بی‌نظمی باعث می‌شود کنترل خویشتن بر ارزیابی را از دست بدهید. بی‌نظمی تو تقویم را می‌توان بوسیله این موارد خلاصه کرد:جلسه‌های تکراری قرین نام‌نویسی‌هاملاقات بدون دستور جلسه یا هدفرویدادهای متوالی نامتناسب با برنامه‌ی شماپرکردن تخمین با وظایف دقیقه‌ایزمان‌بندی فعالیت‌های ثانویه مانند پیاده‌روی صبحگاهیسپردن کارها بوسیله دیگران
چند دقیقه ثانیه بگذارید و تقویم خود را منظم کنید. در چنین شرایطی، مدیریت تقویم ساده‌تر خواهد بود.۷. نه‌گفتن را بیاموزید
چنانچه قدیم به تمام درخواست‌ها و اشخاص «بله» بگویید، تقویم مملو از وظایف و رویدادهایی می‌شود که بوسیله شما تعلق ندارند. درواقع، به‌جای اینکه بخاطر خودتان وقت بگذارید، مجبور می‌شوید به دیگران درون تکمیل وظایفشان کمک کنید. به‌جای اینکه سرانجام هفته‌ها بتوانید به پیاده‌روی خواه کلاس آشپزی دلخواهتان بروید، مجبور می‌شوید به جلسات شیفته بروید. البته، نه‌گفتن بوسیله این معنی ازاله که هیچ‌وقت به هیچ درخواستی بله نگویید؛ بلکه به این معنی است که مرزهای مهارشدنی بخاطر تقویمتان در نظر بگیرید.۸. مرور سالیانه
این اصل برگرفته از کتاب «اجرا امور» جای پا دیوید آلن است که این‌گونه تعریف شده است:از دیدگاه کاربردی، ممارست کارها از سه بخش تشکیل شده است: شفافیت و مصرف از زمان حال و خلاقیت. شفافیت پردازش کل اطلاعات را تضمین می‌کند. زندگی در لحظه یا زمان حال بی آرامی تضمین می‌کند کامل نقشه‌ها خواه فهرست‌ها به‌روز هستند. خلاقیت هم به‌صورت خودکار با اجرا دو جزء اول به‌دست می‌آید.
بنابراین، قبل از پرکردن تقویم با ملاقات‌های تکراری، ممارست هفتگی خود را بدین‌صورت انجام دهید:مرور گذشته: به تخمین هفته‌ی گذشته نگاه کنید. شاید کاری مثل ارسال ایمیل را از خامه انداخته باشید.ممارست طرح‌های آینده: در این مرحله، جلسه‌ها و نشست‌های آینده به شما یادآوری می‌شود و برای آن‌ها آماده می‌شوید.آغاز هفته با ذهنیت مثبت: با ممارست ارزیابی تو روزهای آغاز هفته، بخاطر ارتکاب کارها آمادگی ذهنی لازم را به‌دست می‌آورید.بیشتر بخوانید:آموزش اسکرام؛ سرنوشت چهارم: رویدادهاآموزش اسکرام؛ قسمت سوم: اسپرینت و برنامه‌ریزیبهترین روش‌های پاسخ به سوالات بعد از یک میتینگ خواه ارائهآموزش پیدایش تقویم بازاریابی محتواچرا در مهلت‌های طولانی کارها را به تعویق می‌اندازیم
- ۹۸/۰۲/۲۳